Escogencia de la Figura Jurídica
Con el propósito de tener un referente escrito de la intención por parte de las mujeres de constituir una figura jurídica se llevó a cabo una segunda encuesta (Ver Anexo Nº 5 Resultados Encuesta Nº 2); también se indagó que desde su propio criterio definieran la figura administrativa adecuada (posterior a las capacitaciones), así como otras preguntas referentes al proceso.
La escogencia de dicha forma legal contó con la asesoría brindada por el Abogado Paulo Hernández desde la Unidad de Emprendimiento de la Universidad Tecnológica de Pereira, finalmente y después de debatir las ventajas y desventajas que existen entre las Asociaciones y las Cooperativas (primordialmente) se determinó que la figura cooperativa es la adecuada al poder prestar servicios a los asociados que la conforman, con beneficios sociales y económicos; pero que existiendo una figura previa conocida como Precooperativa podría ser prudente en el proceso de conformación aplicar los beneficios de esta fase anterior.
Las Precooperativas[1]
Las Precooperativas son los grupos que, bajo la orientación y con el curso de una entidad promotora, se organizarán para realizar actividades permitidas a las cooperativas y que por carecer de capacidad económica, educativa, administrativa o técnica, no están en posibilidad inmediata de organizarse como cooperativas.
Aspectos Legales y Requisitos de Constitución[2]
Los objetivos organizacionales acordes con la normatividad Precooperativa son los siguientes:
1o. Educar social y económicamente a sus asociados dentro de un marco comunitario y sobre bases de esfuerzo propio, ayuda mutua, solidaridad responsabilidad conjunta, igualdad social, beneficio a la comunidad y aplicación de la ideología cooperativa.
2o. Organizar la producción, la explotación, la comercialización, la distribución o uso de los bienes, la prestación de servicios y el trabajo sobre bases de propiedad cooperativa, trabajo de los asociados y capitalización social.
3o. Desarrollar procesos de formación y capacitación y adiestramiento para los asociados en la gestión democrática, mediante su participación activa y consciente.
4o. Adelantar las etapas del proceso evolutivo hacia cooperativa plena, en sus aspectos económicos y financieros, de mejoramiento comunitario y proyección social.
Requisitos:
Asociados: El número mínimo para la conformación de una Precooperativa es de 5 asociados fundadores, en el caso de las cooperativas el número es de 20; el número de mujeres interesadas en el proyecto es de 25; osea las que han asistido al curso básico de cooperativismo.
Acta de Fundación: La cual se construye en la asamblea constitutiva (previa al registro), debe contener los nombres de los asociados, número de identificación, y el monto del aporte inicial de cada uno, este aporte puede ser en dinero, en trabajo o en especie. En el mismo acto de constitución serán elegidos en propiedad los miembros de los órganos de administración y vigilancia, según lo previsto por los estatutos aprobados. EI comité de administración allí designado nombrará el representante legal de la entidad, quien será el responsable de tramitar el reconocimiento de la personería jurídica.
Estatutos: Constituyen las reglamentaciones o conjunto de normas que regulan la vida de la Cooperativa, sirven de guía a los socios para saber:
- Cuáles son los objetivos de la Cooperativa.
- Cómo debe funcionar la Cooperativa.
- Cuál debe ser su conducta dentro de ella.
- Cuáles son sus deberes y derechos.
- Cómo controlar en forma disciplinaria todas las actividades para lograr los objetivos.
- Cómo puede la Cooperativa utilizar los beneficios obtenidos.
Las disposiciones o normas contenidas en los estatutos son definidas por los asociados en la Asamblea de Constitución, dependen de las condiciones y necesidades concretas de cada organización cooperativa, aunque deben basarse en la legislación cooperativa y en los principios cooperativos; los estatutos son de cumplimiento obligatorio para todos los asociados, cualquier reforma deberá hacerse por decisión de la Asamblea General.
De acuerdo a la Legislación Cooperativa de nuestro país, los Estatutos de toda Cooperativa deberán especificar entre otros los siguientes puntos:
- Nombre y domicilio de la Cooperativa.
- Requisitos para ser socios.
- Derechos y obligaciones de los socios.
- Todos los aspectos relacionados con:
- Los objetivos de la Cooperativa.
- Actividades que desarrollará y los sitios donde se prestará el servicio
- La forma en que será dirigida, administrada y organizada
- Los bienes que hacen parte del patrimonio, social y la forma cómo se aumentará éste.
- El valor de los certificados de aportación, la forma de pago y la devolución de éstos.
- Pago de intereses.
- Conformación de reservas, fondos sociales y formas de inversión de éstos
- Forma de distribución de excedentes entre los socios.
- Procedimientos para la reforma de estatutos.
- Manera de ejercer la vigilancia interna.
- Todas las demás especificaciones que se consideren necesarias para asegurar el funcionamiento social de la Cooperativa.
- Requisitos para ser socios.
- Derechos y obligaciones de los socios.
- Todos los aspectos relacionados con:
- Los objetivos de la Cooperativa.
- Actividades que desarrollará y los sitios donde se prestará el servicio
- La forma en que será dirigida, administrada y organizada
- Los bienes que hacen parte del patrimonio, social y la forma cómo se aumentará éste.
- El valor de los certificados de aportación, la forma de pago y la devolución de éstos.
- Pago de intereses.
- Conformación de reservas, fondos sociales y formas de inversión de éstos
- Forma de distribución de excedentes entre los socios.
- Procedimientos para la reforma de estatutos.
- Manera de ejercer la vigilancia interna.
- Todas las demás especificaciones que se consideren necesarias para asegurar el funcionamiento social de la Cooperativa.
Reconocimiento: El Departamento Administrativo Nacional de Cooperativas reconocerá personería jurídica a la precooperativa que acredite los requisitos y allegue los siguientes documentos en original y copia:
· Solicitud de reconocimiento debidamente suscrita por el representante legal.
· Acta de fundación.
· Estatutos aprobados.
· Constancia de pago del capital inicial suscrito.
· Constancia de capacitación precooperativa impartida a los asociados fundadores, con una intensidad no inferior a veinte (20) horas.
· Constancia de compromiso de la entidad promotora
Estamentos, Cargos y Funciones:
ORGANISMO DE DECISIÓN
LA ASAMBLEA GENERAL
Es la máxima autoridad de la Cooperativa, de ella dependen los demás organismos.
Los socios forman Asamblea General cuando han sido citados para ejercer las funciones que los Estatutos señalan.
Las decisiones que se tomen en Asamblea General son obligatorias para todos los socios.
FUNCIONES DE LA ASAMBLEA
- Examinar, aprobar o desaprobar las cuentas.
- Examinar, modificar, aprobar o desaprobar el Balance.
- Examinar, modificar aprobar o desaprobar el proyecto de distribución de excedentes cooperativos.
- Examinar, modificar los Estatutos.
Estos informes deberán ser presentados por el Consejo de Administración con el visto bueno de la Junta de Vigilancia y del Fiscal
- Atender las quejas que se presenten contra los administradores o empleados a fin de exigirles el cumplimiento de la responsabilidad adquirida.
- Recibir y examinar los informes presentados por los organismos y cargos de la Cooperativa referentes al desarrollo de sus funciones.
- Elegir entre los socios:
El Consejo de Administración.
La Junta de Vigilancia.
El Comité de Educación.
El Comité de Trabajo y otros.
El Fiscal y su respectivo suplente.
Resolver:
-La disolución de la Cooperativa. La fusión o incorporación a otras organizaciones Cooperativas.
- Establecer para fines determinados, cuotas especiales representados o no en certificados de aportación.
CLASES DE ASAMBLEAS:
Las reuniones de Asamblea pueden ser:
-Ordinarias
Son las que se reúnen una vez al año, dentro de los 3 meses siguientes al corte del ejercicio económico anterior
-Extraordinarias
Son las que se realizan cuando se presente algún asunto urgente.
-Convocatoria
En ambos casos, la convocatoria la pueden hacer en su orden:
-El Consejo de Administración.
-Lo Junta de Vigilancia.
-El 10% de los socios hábiles.
La convocatoria se debe hacer mínimo con 10 días de anticipación, indicando fecha, hora, lugar y objeto de la reunión.
-Lo Junta de Vigilancia.
-El 10% de los socios hábiles.
La convocatoria se debe hacer mínimo con 10 días de anticipación, indicando fecha, hora, lugar y objeto de la reunión.
Son socios hábiles aquellos que en el momento de la convocatoria se hallan en pleno goce de los derechos cooperativos, según las normas internas de la Cooperativa.
Quórum Legal:
La asistencia de la mitad más uno (1) de los socios hábiles, constituye quorum legal para deliberar y tomar decisiones válidas.
Cuando a la hora indicada no se reúne quórum, se debe proceder de la siguiente manera:
- Se espera durante dos (2) horas sobre la fijada en la convocatoria.
- Si en este tiempo no se completa el quórum, la Junta de Vigilancia levantará un acta en la cual conste tal circunstancia, y si es posible el nombre de los asistentes.
- Cumplida con esta formalidad, se puede hacer la Asamblea válidamente, si hay por lo menos un 10% de los socios hábiles.
- Si en este tiempo no se completa el quórum, la Junta de Vigilancia levantará un acta en la cual conste tal circunstancia, y si es posible el nombre de los asistentes.
- Cumplida con esta formalidad, se puede hacer la Asamblea válidamente, si hay por lo menos un 10% de los socios hábiles.
PROCEDIMIENTO PARA LA TOMA DE DECISIONES:
De acuerdo a la Legislación Cooperativa, con la presencia de la mitad más uno de los socios hábiles, la Asamblea puede deliberar y tomar decisiones válidas.
-Norma General:
Por norma general, las decisiones de las Asambleas deben adoptarse por simple mayoría de votos.
Por norma general, las decisiones de las Asambleas deben adoptarse por simple mayoría de votos.
-Mayoría Especial:
Para decidir sobre disolución y liquidación de la Cooperativa, o sobre la reforma de Estatutos, se requiere el voto favorable de por la menos las dos terceras partes (2/3) de los socios hábiles presentes.
Para decidir sobre disolución y liquidación de la Cooperativa, o sobre la reforma de Estatutos, se requiere el voto favorable de por la menos las dos terceras partes (2/3) de los socios hábiles presentes.
Cuando una Cooperativa tiene más de 300 socios, la Asamblea General puede ser sustituida por una Asamblea General de Delegados.
La reglamentación la hace el Departamento Administrativo Nacional de Cooperativas (DANCOOP) a solicitud del Consejo de Administración, de la Junta de Vigilancia o de un 10% de los socios hábiles.
A estas Asambleas, se le aplican las mismas normas que a la Asamblea General de Socios.
Los delegados solamente perderán tal carácter, una vez que se haya hecho la elección de quienes habrán de sucederías en la Asamblea General siguiente a la que hayan intervenido.
ORGANISMO DE DIRECCIÓN
EL CONSEJO DE ADMINISTRACIÓN
Es el organismo encargado de ejecutar las decisiones y políticas de la Asamblea.
Es elegido por la Asamblea para desempeñar funciones durante un (1) año.
Lo conforman un número de socios no inferior a 3 ni superior a 9, con sus respectivos suplentes.
Se acostumbra que el número de sus integrantes sea siempre impar.
En su primera reunión, el Consejo debe elegir entre sus miembros un Presidente, un Vicepresidente y un Secretario.
CONSEJO DE ADMINISTRACIÓN
-Elaborar planes y proyectos para el desarrollo de las actividades económicas y sociales de la Cooperativa.
-Elaborar el presupuesto de ingresos y gastos del ejercicio económico para el cual ha sido elegido.
Reglamentar de acuerdo con los Estatutos:
-Las sesiones del Consejo.
-Los servicios de la Cooperativa.
-Las ventas a crédito.
-La inversión de fondos.
-Las medidas de seguridad para los trabajadores socios o no socios.
-La inversión de fondos.
-La transferencia de certificados de aportación sino lo establecen los Estatutos.
-La fiscalización económica por parte de los socios.
-Nombrar a:
-Gerente
-Secretario
-Tesorero
-Contador
-Empleados de la Cooperativo.
-Secretario
-Tesorero
-Contador
-Empleados de la Cooperativo.
-Determina el sueldo del Gerente y demás empleados.
-Convoca Asamblea General, ordinaria o extraordinaria.
-Dicta las resoluciones y acuerdos de la Cooperativa.
-Decide sobre el retiro y admisión de socios.
-Determina la cuantía de la fianza que deben presentar el Gerente y el Tesorero.
-Supervisa el desempeño del personal y equipo de la Cooperativa.
-Designa cuando lo establezcan los Estatutos, el Comité de Educación y otros Comités Especiales.
El Consejo de Administración debe elaborar y presentar ante la Asamblea General un informe anual sobre el desarrollo de sus funciones y de las actividades cumplidas en la Cooperativa.
El Consejo toma decisiones al igual que todos los organismos de la Cooperativa, en forma democrática.
La presencia de la totalidad o mayoría de los miembros del Consejo, constituye quórum para deliberar y tomar decisiones válidas.
Las decisiones se toman con el voto favorable de la mayoría de los miembros del Consejo asistentes
ORGANISMOS DE CONTROL Y VIGILANCIA
-La Junta de Vigilancia:
Tiene a su cargo controlar el funcionamiento de la Cooperativa en lo económico, social y cultural
La Junta de Vigilancia es elegida por la Asamblea General para el período de un (1) año, y está integrada por dos (2) socios hábiles con sus respectivos suplentes.
La Junta de Vigilancia es elegida por la Asamblea General para el período de un (1) año, y está integrada por dos (2) socios hábiles con sus respectivos suplentes.
Funciones de la Junta de Vigilancia
-Cuidar el correcto funcionamiento y la eficiente administración de la Cooperativa.
-Señalar de acuerdo con el Consejo el procedimiento para que los socios puedan examinar los libros, inventarios y balances.
-Vigilar porque los socios cumplan sus obligaciones estatutarias y y no violen las normas legales.
-La Junta de Vigilancia será responsable del cumplimiento de sus funciones ante la Asamblea General de Socios a la cual rendirá un informe.
-Señalar de acuerdo con el Consejo el procedimiento para que los socios puedan examinar los libros, inventarios y balances.
-Vigilar porque los socios cumplan sus obligaciones estatutarias y y no violen las normas legales.
-La Junta de Vigilancia será responsable del cumplimiento de sus funciones ante la Asamblea General de Socios a la cual rendirá un informe.
-El Fiscal:
Depende y es elegido por la Asamblea General, con su respectivo suplente para el período de un año.
Tiene a su cargo la revisión fiscal y contable de la Cooperativa
Funciones del Fiscal:
-Efectuar el chequeo de los fondos de la Cooperativa cuando lo estime conveniente y levantar las actas respectivas.
-Velar porque los libros de contabilidad estén al día.
-Firmar: Los balances y cuentas que debe rendir el Gerente a DANCOOP.
-Los cheques de la Cooperativa en asocio del Gerente y del Tesorero.
-Cumplir las demás funciones que le fijen los estatutos y la Asamblea General.
-Velar porque los libros de contabilidad estén al día.
-Firmar: Los balances y cuentas que debe rendir el Gerente a DANCOOP.
-Los cheques de la Cooperativa en asocio del Gerente y del Tesorero.
-Cumplir las demás funciones que le fijen los estatutos y la Asamblea General.
ORGANISMOS DE EDUCACIÓN
EL COMITÉ DE EDUCACIÓN:
En toda Cooperativa es obligatorio el Comité de Educación, tiene la responsabilidad de impulsar permanentemente la capacitación integral de todos los socios de la Cooperativa y de los miembros de la Comunidad donde funciona.
Esta capacitación y formación debe contemplar todos los aspectos necesarios para el desarrollo y fortalecimiento de la Cooperativa como empresa económica» de interés social y administración democrática.
El Comité de Educación lo conforma como mínimo tres (3) miembros principales con sus respectivos suplentes, elegidos por la Asamblea General o nombrados por el Consejo de Administración. TODOS DEBEN SER SOCIOS DE LA COOPERATIVA, su nombramiento es por un (1) año.
Funciones del Comité de Educación
-Promover el cumplimiento en lo práctica de los principios básicos que rigen toda Cooperativa.
-Promover la integración de la Cooperativa con la Comunidad.
-Promover la integración económica y social de la Cooperativa con otras Cooperativas/ entidades similares y organismos auxiliares del Cooperativismo.
-Promover la integración de la Cooperativa con la Comunidad.
-Promover la integración económica y social de la Cooperativa con otras Cooperativas/ entidades similares y organismos auxiliares del Cooperativismo.
Actividades del Comité de Educación:
Para cumplir eficazmente sus funciones, el Comité de Educación podrá realizar entré otras las siguientes actividades:
-Organización de cursos de capacitación, seminarios, reuniones, etc. para todos los socios, donde se traten aspectos relacionados con educación cooperativa, técnica y social.
-Realizar encuestas entre los socios y la comunidad para conocer sus opiniones e inquietudes sobre aspectos sociales, económicos y administrativos de la Cooperativa.
-Organización de grupas de estudio entre los socios.
-Edición de boletines, periódicos, hojas volantes, etc. a través de los cuales se mantenga la comunicación permanente entre los organismos y cargos de la administración y socios en general.
-Realización de actividades culturales (teatro, cine, deportes, etc.).
-Campañas de: Alfabetización.
-Promoción de la Cooperativa entre los miembros de la comunidad para aumentar el número de socios.
-Realización de actividades educativas conjuntas con otras cooperativas y organizaciones de la comunidad.
-Anualmente el Comité de Educación deberá elaborar un plan de actividades educativas a desarrollar en la Cooperativa con su correspondiente presupuesto de ingresos y gastos.
-Realizar encuestas entre los socios y la comunidad para conocer sus opiniones e inquietudes sobre aspectos sociales, económicos y administrativos de la Cooperativa.
-Organización de grupas de estudio entre los socios.
-Edición de boletines, periódicos, hojas volantes, etc. a través de los cuales se mantenga la comunicación permanente entre los organismos y cargos de la administración y socios en general.
-Realización de actividades culturales (teatro, cine, deportes, etc.).
-Campañas de: Alfabetización.
-Promoción de la Cooperativa entre los miembros de la comunidad para aumentar el número de socios.
-Realización de actividades educativas conjuntas con otras cooperativas y organizaciones de la comunidad.
-Anualmente el Comité de Educación deberá elaborar un plan de actividades educativas a desarrollar en la Cooperativa con su correspondiente presupuesto de ingresos y gastos.
Este presupuesto lo debe elaborar el Comité de Educación con base en los recursos que tenga la Cooperativa para fines educativos (presupuesto y Fondo de Educación).
Para la elaboración del plan de actividades debe tener en cuenta las necesidades de la Cooperativa y promover la participación de los socios en dicha elaboración.
ORGANISMOS DE ASESORÍA:
El Comité de Trabajo y Otros Comités Especiales:
Los integrantes de estos organismos pueden ser elegidos por la Asamblea, o nombrados por el Consejo de Administración. Pueden estar conformados por 3 o 5 miembros-socios.
En estos comités, deben participar todos los socios, alternándose cada tres meses.
Son muy importantes aunque no obligatorios, ya que permiten la mayor participación de los socios en la administración de su empresa
Funciones de los Comités:
-Asesorar al Consejo de Administración en la Dirección y organización del trabajo que se realice en la Cooperativa.
-Además del Comité de Trabajo pueden haber otros Comités Especiales, a saber:
-de vivienda.
-de crédito
-de solidaridad
-de recreación.
- El Gerente:
Es el representante legal de la Cooperativa
Es nombrado por el Consejo de Administración,
Ejecuta las disposiciones y acuerdos del Consejo
Puede ser destituido o reelegido libremente en cualquier tiempo por el
Consejo de Administración.
Puede ser o no socio de la Cooperativa
Es nombrado por el Consejo de Administración,
Ejecuta las disposiciones y acuerdos del Consejo
Puede ser destituido o reelegido libremente en cualquier tiempo por el
Consejo de Administración.
Puede ser o no socio de la Cooperativa
Requisitos para ser Gerente.
-Presentar una fianza fijada por el Consejo.
-Registrarse en el Departamento Administrativo Nacional de Cooperativas.
-Condiciones de Honorabilidad, corrección ó idoneidad particularmente en el manejo de fondos y bienes cooperativos.
-Capacitación cooperativa tanto práctica como teórica en materia administrativa.
-Registrarse en el Departamento Administrativo Nacional de Cooperativas.
-Condiciones de Honorabilidad, corrección ó idoneidad particularmente en el manejo de fondos y bienes cooperativos.
-Capacitación cooperativa tanto práctica como teórica en materia administrativa.
Funciones:
- Nombrar empleados en común acuerdo con el Consejo de Administración.
- Organizar la Cooperativa.
-Ordenar el pago de gastos ordinarios, girar cheques y firmar comprobantes.
- Dirigir y ubicar a los empleados.
- Exigir cumplimiento y responsabilidad.
- Destituir empleados por faltas comprobadas.
- Asistir a reuniones del consejo cuando éste lo solicite.
- Trabajar armónicamente con el Consejo.
- Supervisar el estado de las Cuentas Caja y Bancos.
- Cuidar los valores de la Cooperativa.
- Organizar la Cooperativa.
-Ordenar el pago de gastos ordinarios, girar cheques y firmar comprobantes.
- Dirigir y ubicar a los empleados.
- Exigir cumplimiento y responsabilidad.
- Destituir empleados por faltas comprobadas.
- Asistir a reuniones del consejo cuando éste lo solicite.
- Trabajar armónicamente con el Consejo.
- Supervisar el estado de las Cuentas Caja y Bancos.
- Cuidar los valores de la Cooperativa.
2.- El Secretario
Es .nombrado por el Consejo de Administración, preferiblemente entre los socios de la Cooperativa.
Funciones:
Es .nombrado por el Consejo de Administración, preferiblemente entre los socios de la Cooperativa.
Funciones:
-Llevar las actas de:
-Asamblea General
-El Consejo de Administración.
-La Junta de Vigilancia.
- Organizar el archivo.
- Atender la correspondencia.
- Suscribir los contratos que se produzcan en los organismos de la Cooperativa.
- Colaborar con el gerente en la elaboración de Balances y demás documentos.
-Asamblea General
-El Consejo de Administración.
-La Junta de Vigilancia.
- Organizar el archivo.
- Atender la correspondencia.
- Suscribir los contratos que se produzcan en los organismos de la Cooperativa.
- Colaborar con el gerente en la elaboración de Balances y demás documentos.
3.- El Tesorero
Es nombrado por el Consejo, puede ser o no socio de la Cooperativa.
Es nombrado por el Consejo, puede ser o no socio de la Cooperativa.
Funciones:
- Recibir los ingresos.
- Hacer los pagos ordinarios ordenados por la gerencia.
- Hacer las consignaciones.
- Elaborar y conservar los comprobantes de Caja.
- Pasar relación diaria de los libros auxiliares de Caja y Bancos y demás actividades propias de su cargo.
- Hacer los pagos ordinarios ordenados por la gerencia.
- Hacer las consignaciones.
- Elaborar y conservar los comprobantes de Caja.
- Pasar relación diaria de los libros auxiliares de Caja y Bancos y demás actividades propias de su cargo.
4.- El Contador
El Contador es nombrado por el Consejo de Administración. Puede ser o no socio de la Cooperativa.
Funciones:
- Debe elaborar y dirigir la contabilidad.
- Elaborar en asocio con el Gerente los respectivos balances.
- Elaborar en asocio con el Gerente los respectivos balances.
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